Le télétravail se normalise depuis la rentrée. Et avec lui, une organisation hybride où les salariés effectuent des rotations entre présentiel et distanciel. Cette transformation du monde du travail aboutit bien souvent à une mise en place du « flex office », avec des bureaux partagés et non plus individuels. Ce qui n’est pas sans poser des questions sur le suivi des salariés par les services RH. En parallèle, cette évolution offre des opportunités d'optimisation des espaces de travail pour les entreprises.
Pour répondre à ces différents enjeux, celles-ci ont de plus en plus recours à des outils numériques dédiés. Il en existe de nombreux. « Nous avons énormément de demande depuis mai-juin 2021, période à partir de laquelle les entreprises ont compris qu’il fallait organiser le retour au bureau », explique Thibault Paternoster, le cofondateur de l’une de ces solutions, Coworklib, à L’Usine Nouvelle.
Fin septembre, le constructeur automobile Stellantis a annoncé le déploiement de l’application Coviflex, lancée en mai 2020 par le cabinet Polyconseil. Comme Coworklib, cet outil Saas (logiciel en tant que service), accessible sur ordinateur et smartphone, permet aux salariés en travail hybride d’indiquer quand ils sont présents sur leur lieu de travail et à quel emplacement. Et ce, une semaine à l’avance ou plus.
Privatiser les espaces collaboratifs
« L’intérêt est triple, estime Dominique Taieb, le directeur général de Polyconseil. Les collaborateurs voient où ils peuvent s’installer et à côté de qui ils vont se trouver. Pour les managers, c’est un moyen de savoir où sont leurs équipes et de leur demander de venir ou non. Quant aux RH, elles peuvent piloter la vie de l’entreprise en sachant combien de personnes sont sur le lieu de travail ou en déplacement. »
Sur Coviflex, un manager a la possibilité d’invalideren ligne la demande d'un de ses collaborateurs. « Mais la bonne pratique reste de prendre son téléphone pour en parler », insiste Dominique Taieb. L’application sert aussi à réserver une salle de réunion ou à privatiser un espace collaboratif – une fonctionnalité réclamée par Stellantis – pour qu’une équipe puisse se rejoindre autour d'une formation par exemple. « Ce type de produit doit être évolutif », considère Dominique Taieb.
Outre la France, Stellantis va utiliser Coviflex dans huit pays. Polyconseil compte également ManoMano (site français spécialisé dans le bricolage et le jardinage), la Mutuelle générale et la Caisse des dépôts parmi ses clients. Le prix de départ, qui varie en fonction des fonctionnalités et de l’engagement, est de 4,99 euros par mois et par utilisateur. De son côté, Coworklib est utilisée par Orange ou encore par l’industriel de l’optique Zeiss. La start-up propose aussi des offres spécifiques pour les PME.
Des capteurs de présence dans des banques
Pour les entreprises, ces solutions servent aussi surtout à optimiser, voire réduire, leur parc immobilier. Quand Polyconseil discute de Coviflex avec une entreprise, le responsable de l’immobilier est régulièrement présent. « Qui dit travail hybride, dit moins de collaborateurs sur le lieu de travail. A un moment donné, la question de réduire l’empreinte immobilière se pose », appuie Dominique Taieb. « Un autre enjeu est de réaménager les espaces de travail communs pour faciliter le brainstorming ou la formation », ajoute-t-il.
Ces outils de flex office peuvent s'appuyer sur des technologies différentes. A l’instar de la Société générale dans ses locaux de La Défense (Hauts-de-Seine), le groupe bancaire BPCE expérimente dans trois immeubles un système qui s’appuie sur des capteurs de présence installés sur les bureaux. Le système est relié à une application de flex office développée par Cardiweb et baptisée Ariane.
Dans le cas de BPCE, les salariés localisent leur espace de travail une fois arrivés au bureau. L’outil a d’autres fonctionnalités, comme le fait de connaître en temps réel l’affluence au restaurant d’entreprise. A terme, Ariane sera généralisée à l’ensemble des salariés de BPCE et de sa filiale Natixis.
