Cinq conseils pour bien intégrer les recrues en pleine crise sanitaire

"Avec la pandémie de Covid-19, nous devons garder nos distances, ne pas nous serrer la main, porter un masque. Ces mesures ne facilitent pas l’accueil, mais nous tâchons de rester le plus convivial possible en installant une relation de proximité et de confiance avec nos nouveaux entrants", confie Benjamin Bodet, le directeur général du groupe français de transformation et trading du bois ISB, qui a recruté une quinzaine de salariés en CDI durant la période de confinement sur ses sites de Nantes (Loire-Atlantique), Rochefort (Charente-Maritime) et Honfleur (Calvados).

Les entreprises qui ont pu ou dû recruter pendant le confinement et le déconfinement, ont été confrontées à la délicate phase de l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs.

"Ce process, qui est déjà difficile en temps normal, l’est d’autant plus durant une période où l’anxiété et la virtualisation des relations se sont imposées. Il  convient d’être attentifs à cette démarche afin de renforcer le sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise", décrypte l’expert RH Karim ­Cherif, associé chez Magellan Consulting.

1 - Impliquer les équipes

La filiale française de Software AG, un éditeur de logiciels spécialisé dans la transformation numérique des entreprises, a recruté une dizaine de collaborateurs, dont sa nouvelle directrice comptable, de mars à juin 2020. "Étant donné le contexte particulier, nous avons sélectionné des profils confirmés, qui possédaient une véritable séniorité dans leur poste, afin de faciliter leur intégration", explique Fabrice Hugues, le directeur innovation et solutions de l’entreprise, qui a tenu à ce que les équipes s’impliquent dans le processus de recrutement. "Les candidats ont été invités à réaliser une présentation devant leurs futurs collègues. Normalement, cela ne se déroule que devant les seuls managers, explique-t-il. Cette initiative a été très bien accueillie et permettra une meilleure intégration."

2 - Instaurer des rituels virtuels

Pour les nouveaux collaborateurs contraints de demeurer en télétravail, il est impératif d’instaurer des rendez-vous virtuels afin de créer un lien professionnel. Consultant dans un cabinet de stratégie parisien, Jérôme Lambert anime chaque matin, depuis le début de la pandémie, un café en visioconférence, durant vingt minutes avec son équipe. "J’ai imposé la caméra afin que chacun se sente impliqué et que le rendez-vous soit davantage incarné. De cette manière on peut également déceler des expressions non verbales chez les nouveaux", précise-t-il.

Dirigeante de Troops, éditeur d’un logiciel destiné aux ressources humaines, Émilie Legoff a recruté un tiers de son effectif salarié actuel (45 collaborateurs) pendant le confinement. Chaque fin de semaine, elle organise un « e-apéro » afin que les jeunes recrues puisent échanger avec leurs collègues sur un mode informel et convivial. "J’appelle les nouveaux tous les jours avant d’éviter un isolement et je planifie dans leur agenda des appels avec leurs managers, mais aussi avec des collègues avec lesquels ils ne travaillent pas directement afin de conserver une relation humaine", confie-t-elle, déplorant le départ récent de deux collaborateurs recrutés au printemps. "Si nous nous étions trouvés dans les mêmes locaux, j’aurais capté des signes de leur démotivation et les aurais peut-être dissuadés de partir."

3 - Assurer la logistique

"Afin d’éviter les cogitations, il est impératif que le nouveau collaborateur soit tout de suite opérationnel", conseille le coach Thierry Chavel. Autrement dit, il est nécessaire qu’il dispose, dès son arrivée officielle, de ses codes d’accès, de son matériel informatique. "Il faut qu’il soit embarqué dans l’aventure et se rende compte que la culture de l’entreprise s’inscrit dans une dynamique de l’action, ce qui ne manquera pas de favoriser son acculturation, voire son attachement à cette dernière", assure le coach. Il faut aussi s’assurer que tous les processus et les projets de l’entreprise sont documentés, à jour et facilement accessibles au nouveau venu afin de limiter son stress.

4 - Recueillir les sentiments des intéressés

Directeur général d’EDPR France et Belgique, l’un des leaders mondiaux de l’énergie éolienne, Patrick Simon a embauché 15 personnes en France pendant le confinement en raison d’une croissance d’activité. Contraint d’opérer un « onboarding » dégradé en raison de la crise sanitaire, il a mis en place un parcours virtuel à l’intention des nouveaux entrants afin qu’ils s’approprient les « fondamentaux » organisationnels de l’entreprise. Deux mois plus tard, il a réalisé une enquête de satisfaction auprès des nouveaux collaborateurs afin de jauger leur état d’esprit, de recueillir leurs desiderata et de prendre en compte leurs remarques. "Cela a été très apprécié. Certains m’ont demandé une ­formation au télétravail. D’autres ont souhaité bénéficier du concours d’un coach personnalisé. Résultat, la communication est fluide et, bonne nouvelle, nous avons repris les rencontres physiques."

5 - Organiser des rencontres physiques

Même si certains collaborateurs manifestent encore le souhait de ne pas travailler in situ par peur du virus, un grand nombre d’entreprises ont progressivement rétabli le travail sur site. À l’image de la société caennaise Yousign, spécialiste de la signature électronique, qui a recruté une trentaine de collaborateurs depuis mars. Début septembre, ils ont pu réaliser, enfin, une intégration physique dans les locaux du siège normand, sur trois jours. "Nos recrues ont pu rencontrer l’ensemble des chefs de pôle. Notre président leur a présenté la vision globale et les grandes valeurs de notre organisation. Malgré les incertitudes économiques ambiantes, l’ambiance était au beau fixe", témoigne Antoine Louiset, le cofondateur de l’entreprise.