Dans les services achats, le recours aux outils d’intelligence artificielle capables de générer du texte à partir d’instructions en est à son commencement. Selon une étude du cabinet AgileBuyer et du Conseil national des achats menée auprès de 870 acheteurs, un quart seulement des directions achats utilise l’IA au quotidien. Cette part tombe à 13% concernant l’IA générative. Mais comme dans d’autres fonctions des entreprises, les réflexions sur le sujet vont bon train. «Nous utilisons déjà l’IA dans les achats. Avec l’IA générative, nous percevons un nouveau potentiel sur la formalisation de tous les documents que nous utilisons, comme les contrats […], et nous ferons des preuves de concept en 2024», indiquait Laurence Laroche, la directrice des achats du groupe La Poste, dans le rapport.
ArcelorMittal fait partie des pionniers de l’expérimentation de l’IA générative appliquée aux achats. Lors d’un événement organisé en mars dernier par la plateforme de gestion des achats Ivalua à Versailles, dans les Yvelines, le producteur d’acier a annoncé vouloir déployer trois utilisations de l’IA générative auprès de ses acheteurs, après une période de tests de fonctionnalités proposées par Ivalua. La plateforme tricolore a lancé un assistant virtuel boosté à l’IA générative en novembre 2023. Outre ArcelorMittal, le fabricant de batteries suédois Northvolt fait aussi partie des premiers utilisateurs.
Résumer les contrats
Premier cas d’usage retenu par ArcelorMittal : le résumé de contrats. Une fonctionnalité «très utile», a estimé Lenka Raulet, la directrice des systèmes, procédés et de la conformité chez ArcelorMittal. «Cela aide à résumer en quelques secondes, avec les points les plus importants, des documents très longs que [les acheteurs doivent] présenter à [leur] chef. La personne qui reçoit un contrat pour le valider peut aussi en faire un résumé en quelques clics», a-t-elle expliqué.
«Comme d’autres fonctionnalités, celle-ci est disponible en cliquant sur un bouton ou avec notre agent conversationnel. Ce résumé donne les points importants du contrat, avec des informations clés sur le paiement ou le renouvellement par exemple, mais aussi une analyse des risques du contrat pour l’acheteur», précise Pascal Bensoussan, responsable de la stratégie produit d’Ivalua, à L’Usine Nouvelle.
Donner des plans d'amélioration aux fournisseurs
Le deuxième cas d’usage approuvé par le sidérurgiste consiste à résumer des campagnes d’évaluation des fournisseurs. «Les acheteurs évaluent régulièrement la performance de leurs fournisseurs à travers plusieurs critères, souligne Pascal Bensoussan. Notre outil permet d’abréger ces évaluations en forces et faiblesses du fournisseur qui seront enregistrées dans son profil.» «Cela vous donne ensuite des plans d’amélioration» pour ces derniers, a décrit Lenka Raulet.
L’assistant virtuel suggère automatiquement des objectifs à atteindre pour le fournisseur, une échéance raisonnable et une méthode opérationnelle pour le faire, ainsi que des indicateurs de performance pour mesurer la progression. L’IA générative fournit ainsi une base de travail, mais l’humain demeure essentiel pour prendre en compte la situation particulière de certains fournisseurs, à l’image d’une PME qui ferait face à de nombreuses difficultés.
Assistance à la communication de masse
La troisième utilisation, qui a suscité l’intérêt de l’équipe de gestion des fournisseurs d’ArcelorMittal, est l’aide à la communication de masse auprès de ces derniers. Il peut s’agir de leur annoncer par e-mail un changement organisationnel, les répercussions d’une nouvelle réglementation ou encore de les inviter à un événement, pour parler de décarbonation par exemple. A partir d’instructions peu structurées formulées par l’acheteur, l’assistant virtuel est capable de générer ainsi un modèle d’e-mail qui peut prendre en compte des variables comme le nom du fournisseur.
«Il faut bien sûr le retravailler dans un second temps», a spécifié Lenka Raulet. Tout n’est pas encore parfaitement fluide. «Si vous ne demandez pas correctement ce dont vous avez besoin, l’assistant virtuel ne répondra pas correctement. Nous en avons parlé en interne et nous aurions peut-être besoin d’un entraînement sur la façon de parler à [l’assistant virtuel] pour gagner du temps», a relaté l’experte.
Des exemples moins convaincants
En revanche, d’autres cas d’usage ont moins convaincu le géant de l’acier, comme la collecte sur internet d’informations sur des familles d’achats. Pascal Bensoussan reconnaît que dans le cas d’ArcelorMittal, la fonctionnalité visant à fournir une analyse sur les familles d’achats a été «très pertinente sur les achats indirects»,«mais moins intéressante» et «encore un peu superficielle» pour les familles d’achats sur lesquelles l’entreprise a une grosse expertise.
Autre utilisation pour l’instant délaissée par le sidérurgiste : le correcteur d’appel d’offres. A partir d’un appel d’offres rédigé par un acheteur, l’assistant virtuel propose une version améliorée en tenant compte des bonnes pratiques en vigueur.
"Ça ne va pas résoudre immédiatement tous vos problèmes"
ArcelorMittal, qui n’a pas répondu aux sollicitations de L’Usine Nouvelle pour préciser sa démarche, est parvenu à cette sélection de trois cas d’usage à partir des six testés initialement. L’expérimentation a duré quatre semaines. Les responsables des sous-catégories d’achats et plusieurs membres de l’équipe de gestion des fournisseurs y ont participé. «Il peut y avoir de l’excitation dans les entreprises sur l’IA, c’est un sujet en vogue, mais nous devons rester les pieds sur Terre. Ça ne va pas résoudre immédiatement tous vos problèmes», a souligné Lenka Raulet. D’où l’importance de bien évaluer les solutions technologiques et d’établir une feuille de route avec des objectifs à court, moyen et long termes.
D’autant que l’introduction de l’IA générative dans les achats, comme dans d’autres métiers, suscite des résistances. «Des acheteurs pensent que mettre en œuvre l’IA générative va prendre leur travail. Pour cette raison, il est important d’avancer étape par étape, par petites expériences pour que les acheteurs voient qu’il s’agit de les aider et non de leur retirer leur travail», a conseillé la représentante d’ArcelorMittal.
Ivalua s'appuie sur ChatGPT
Pour Pascal Bensoussan, les premières fonctionnalités proposées par l’assistant virtuel d’Ivalua ne sont qu’un début. Dans les achats, la documentation foisonnante est propice à l’invention de cas d’usage grâce à l’IA générative. «Il serait réducteur de penser qu’on ne peut faire que neuf cas d’usage étant donné le contenu disponible quand on parle des approvisionnements. Il y a des documents sur les fournisseurs, la réglementation, des analyses de risques, les propositions répondant à un appel d’offres, les réponses à des questionnaires, les contrats», énumère-t-il.
Aujourd’hui, l’assistant virtuel d’Ivalua s’appuie sur un accès entreprise au grand modèle de langage ChatGPT à travers l’interface de programmation d’application (API) de Microsoft, Azure OpenAI. Ce choix a parfois suscité les inquiétudes de certains clients concernant le stockage des données. Pour pallier le manque d’informations récentes sur ce grand modèle de langage, l’assistant est connecté avec le moteur de recherche en ligne Bing. Ivalua affirme aussi pouvoir intégrer toutes les données propres à une entreprise sur ses approvisionnements dans les informations mobilisables par son assistant. «Cela suppose une forme d’orchestration en amont du grand modèle de langage pour bien comprendre la requête de l’utilisateur et utiliser les ressources adéquates en vue d’optimiser la pertinence de la réponse», conclut Pascal Bensoussan.
